Expedientes dispersos entre OneDrive, Google Drive, correo, carpetas locales o SGD.
Protocolo expediente electrónicoDirectiva 020TRDControl humano
COSMOS: la plataforma inteligente para indexación judicial documental en Colombia
Automatiza, estructura y controla expedientes judiciales conforme a Protocolo, Directiva 020, TRD y reglas específicas de cada juzgado, manteniendo trazabilidad completa y validación humana en decisiones críticas.
Operación judicial documental
Inventario
Segmentación
Entrega
11001-31-03-001CivilTRD sugeridaRevisión
76001-22-04-002PenalCuaderno validadoCalidad
05001-33-31-005Admin.Folio testigoEntrega
68001-40-03-009LaboralOCR revisableIndexación
OCR
Texto extraído y revisable
TRD
Sugerencias trazables
Cuadernos
Estructura validable
Folio testigo
Multimedia controlada
Calidad
Alertas antes de entrega
Auditoría
Historial completo
El problema actual
La indexación judicial no falla solo por volumen; falla por falta de control operativo
Los equipos reciben expedientes incompletos, escaneos irregulares, reglas cambiantes y múltiples fuentes de información. Sin una plataforma especializada, el proceso termina dependiendo de hojas de cálculo, carpetas manuales y conocimiento disperso.
PDFs extensos que agrupan múltiples actuaciones sin cortes documentales claros.
Escaneos con páginas rotadas, blancas, ilegibles o sin OCR confiable.
Reglas distintas entre Protocolo, Directiva 020 y solicitudes particulares del juzgado.
Multimedia pesada, audiencias, videos, audios y necesidad de folios testigo.
Conteos manuales de folios, tipos documentales, cargas y elementos facturables.
Riesgo de reprocesos por duplicados, faltantes, inconsistencias o errores de entrega.
Poca trazabilidad sobre quién hizo cada cambio, con qué criterio y en qué momento.
La solución COSMOS
Un centro operativo para organizar expedientes judiciales con automatización asistida
COSMOS centraliza reglas, repositorios, tareas, validación humana y evidencia de auditoría. La plataforma acelera lo repetitivo y mantiene control explícito sobre decisiones críticas o ambiguas.
Fuente original
Conserva evidencia, repositorio base y trazabilidad de origen.
Vista de trabajo
Permite OCR, segmentación, renombrado, clasificación y corrección controlada.
Entrega final
Genera estructura validada, índice electrónico, reportes y auditoría.
Recibe o sincroniza expedientes desde repositorios originales sin perder la fuente.
Construye un repositorio espejo y conserva una vista de trabajo editable y validable.
Aplica OCR, limpieza, segmentación y análisis documental asistido.
Sugiere TRD, cuadernos, nombres normativos y orden documental para revisión humana.
Gestiona multimedia, cargas y folios testigo dentro del flujo operativo.
Genera índices electrónicos y reportes por radicado, juzgado, indexador y proyecto.
Flujo operativo
Del expediente recibido a la entrega estructurada
El flujo está diseñado para preservar el original, construir una vista de trabajo, aplicar automatización asistida y cerrar con validación de calidad antes de entregar.
Recepción y conciliación de radicados
Sincronización con repositorio espejo
Inventario documental y preservación del original
OCR, limpieza y análisis documental
Segmentación asistida de PDFs
Clasificación TRD y estructura por cuadernos
Renombrado normativo
Multimedia y folio testigo
Generación de índice electrónico
Control de calidad y auditoría
Entrega final y reportes
Módulos principales
Una plataforma integral, no una simple herramienta de archivos
COSMOS une operación documental, clasificación judicial, reglas normativas, calidad, reportes y seguridad en una experiencia coherente para equipos de alto volumen.
Gestión de juzgados
Reglas normativas, excepciones y configuración operativa por despacho.
Expedientes y radicados
Administración de cargas, estados, responsables y avance por proyecto.
Repositorio espejo
Preservación del original y vista de trabajo controlada para indexación.
Explorador documental
Navegación tipo Windows Explorer para carpetas, documentos y evidencias.
Editor documental
Flujo tipo PaperStream para revisar páginas, cortes, rotación y calidad.
OCR y extracción
Texto extraído para búsqueda, clasificación y validaciones posteriores.
Segmentación de PDFs
Sugerencias de cortes documentales en expedientes extensos.
Clasificación TRD
Catálogos administrables y sugerencias alineadas con la operación judicial.
Motor de reglas
Protocolo, Directiva, overrides y validaciones configurables.
Renombrado normativo
Nombres consistentes según tipo documental, cuaderno y reglas aplicables.
Multimedia y folios testigo
Control de audiencias, videos, audios, cargas y soportes documentales.
Índice electrónico
Estructura preparada para entrega y consulta controlada del expediente.
Calidad IA + humano
Alertas, checklist, observaciones y reapertura controlada.
Reportes y facturación
Conteos y métricas útiles para supervisión, avance y liquidación.
Auditoría completa
Historial de acciones, reglas aplicadas y decisiones automáticas o humanas.
Beneficios por perfil
Cada rol ve el expediente con el control que necesita
COSMOS traduce la operación documental judicial a flujos claros para entidades, empresas, indexadores, equipos de calidad y administradores de proyecto.
Juzgados y despachos
- Expedientes organizados conforme a reglas aplicables.
- Mejor disponibilidad, consulta y entrega.
- Menos inconsistencias en estructura documental.
- Soporte para expedientes híbridos, electrónicos y digitalizados.
Tribunales y salas
- Estructuras compatibles con esquemas de envío.
- Control de cuadernos, instancias, multimedia y documentos soporte.
- Mayor trazabilidad del expediente remitido.
Empresas de gestión documental
- Mayor productividad por indexador.
- Menos reprocesos operativos.
- Control de avance por proyecto, juzgado y usuario.
- Reportes útiles para supervisión y facturación.
Indexadores
- Menos trabajo repetitivo.
- Sugerencias para TRD, nombres, cuadernos y cortes.
- Vista clara de pendientes, alertas y validaciones.
- Herramientas para corregir antes de entregar.
Calidad y auditoría
- Checklist normativo por expediente.
- Trazabilidad de cambios y observaciones.
- Evidencia de decisiones automáticas, asistidas o humanas.
- Rechazo y reapertura con control operativo.
Administradores
- Configuración de juzgados, usuarios, roles y permisos.
- Asignación de expedientes y métricas de avance.
- Reportes por seccional, proyecto y responsable.
Cumplimiento y reglas dinámicas
Adaptado a Colombia y a la operación real de indexación judicial
COSMOS no depende de reglas quemadas en código. La plataforma permite administrar variantes normativas, operativas y de juzgado para reducir reprocesos antes de la entrega.
Configuración por juzgado, tipo de proceso, seccional, despacho o proyecto.
Modo Protocolo, modo Directiva 020 o modo combinado según el flujo requerido.
Overrides específicos del juzgado sin reglas quemadas en el código.
Catálogos TRD administrables, plantillas de cuadernos y reglas de nomenclatura.
Validaciones previas a la entrega para detectar inconsistencias operativas.
Seguridad, RBAC y auditoría
Control de acceso, evidencia de cambios y preservación del expediente
COSMOS separa responsabilidades por rol, controla permisos finos por acción y registra la trazabilidad necesaria para revisar decisiones automáticas, asistidas y humanas.
Autenticación segura con JWT y refresh tokens.
RBAC por roles y permisos finos por acción.
Control de acceso por expediente asignado.
Roles base: SuperAdmin, Administrador, Indexador y Calidad / Auditor.
Preservación de originales, historial de versiones y bloqueo de expediente entregado.
Reapertura controlada con observaciones y evidencia de autorización.
Cada acción deja rastro
Usuario
Rol
Fecha
Documento afectado
Acción realizada
Regla aplicada
Antes / después
Decisión automática, asistida o humana
El expediente entregado puede bloquearse y reabrirse solo mediante un flujo controlado, con observaciones y evidencia de autorización.
Automatización asistida por IA
La IA acelera lo automatizable; el humano conserva el control
COSMOS usa inteligencia artificial como apoyo operativo para reducir tareas repetitivas, priorizar alertas y proponer estructuras documentales revisables.
Puede asistir en
- Sugerir clasificación TRD, nombre normativo, cuaderno o instancia.
- Detectar posibles cortes de PDFs, duplicados, faltantes o inconsistencias.
- Identificar páginas en blanco, rotadas, ilegibles o con baja calidad.
- Priorizar alertas para revisión humana y control de calidad.
Límites explícitos
- La IA no elimina evidencia.
- La IA no decide asuntos jurídicos ambiguos sin validación.
- Las decisiones críticas conservan control humano.
- Cada sugerencia queda registrada para auditoría.
Integraciones
Diseñado para conectar con los repositorios y automatizaciones de la operación
COSMOS está preparado para integrarse con flujos de repositorio, OCR, automatización, búsqueda semántica y sistemas documentales, sin prometer conexiones automáticas no confirmadas.
OneDrive
Google Drive
Repositorio espejo
n8n
OCR
PostgreSQL
pgvector / embeddings
SGD adaptable
Gestor de audiencias y folios testigo
Reportes y control operativo
Información accionable para seguimiento, calidad y facturación
La operación de indexación necesita medir avances, cargas, folios, multimedia, observaciones y estados. COSMOS organiza esa información para supervisar proyectos y reducir incertidumbre.
Reportes por radicado, juzgado, indexador, estado y proyecto.
Conteo de tipos documentales, folios, multimedia, cargas y folios testigo.
Excepciones, observaciones, rechazos y reaperturas controladas.
Información útil para seguimiento operativo, calidad y facturación.
Plataforma COSMOS
Transforma la indexación judicial en un proceso controlado, trazable y escalable
COSMOS centraliza reglas, automatización, IA, control humano y auditoría para entregar expedientes judiciales mejor estructurados, con menos reprocesos y mayor control operativo.